Cégcsoportunk egy olyan felhőalapú digitális dokumentumkezelő és hitelesítő rendszert vezetett be és használ, amely lehetővé teszi, hogy papíralapú iratokat vagy dokumentumokat digitálisan, jogilag eredetinek minősülő formában kezeljük DOQdrive programmal.
Alapvető funkciók:
- Dokumentumok feltöltése mobilról vagy webes felületről.
- Automatikus időbélyeg rögzítése, GPS-helyszín rögzítése a dokumentum készítésénél.
- Minősített elektronikus aláírás alkalmazása a rendszerben tárolt dokumentumokhoz.
- Dokumentumok hiteles archíválása — tehát nem egyszerűen kép vagy PDF, hanem olyan digitális formátum, amely bizonyító erejű lehet.
- Papírmentes iroda támogatása: iktatás, archiválás, e-szerződés HR dokumentáció funkciók érhetők el.
Hogyan működik?
- Regisztráció és azonosítás
A felhasználó regisztrál az alkalmazásban, megadja adatait, személyazonosítást végeznek (pl. okmányok ellenőrzése). - Dokumentum feltöltése/beolvasása
Lehetőség van dokumentumok fényképezésére, beszkennelésére, majd feltöltésére a rendszerbe. A rendszer rögzíti a készítés idejét, helyét, és hiteles aláírással látja el az állományt. - Tárolás és elérés
A feltöltött dokumentumokat a felhőben tárolja a rendszer (pl. Microsoft Azure vagy IBM felhő infrastruktúra). Bárhonnan elérhetők, több eszközről is. - Megosztás, e-szerződés funkciók
A dokumentumok megoszthatók partnereknek, cégek részére. A rendszer támogatja az elektronikus szerződések kötését is (B2B, B2C, C2C viszonyban). - Archiválás, joghatás biztosítása
Az alkalmazott technológia (időbélyeg, aláírás, hitelesítés) révén a dokumentumok jogilag eredetinek minősülhetnek, azaz bizonyító erejűek lehetnek peres ügyekben is.
Milyen előnyökkel jár a használata?
- Papírmentesség: Nem kell minden iratot fizikailag tárolni, csökken a papír-, nyomtatás-, tárolás költsége.
- Gyorsabb hozzáférés: A dokumentumok digitálisan kereshetők és elérhetők bármikor, távolról is.
Ezzel gyorsul az ügyintézés, kevesebb az adminisztrációs idő. - Jogi biztonság: A rendszerben tárolt dokumentumok megfelelhetnek jogi követelményeknek, így akár bizonyító erejűek is lehetnek.
- Rugalmas hozzáférés több eszközről: Mobilalkalmazás és webes felület is rendelkezésre áll.
- Költségcsökkentés: Kevesebb fizikai tér- és archiválási költség, kevesebb postázás, kevesebb elveszett irat miatti kockázat.
- Környezetbarát megoldás: A papíralapú folyamatok visszaszorítása hozzájárul a fenntarthatósághoz.
- Átláthatóbb folyamatok: Rendszeres, könnyen visszakereshető digitális nyilvántartás segíti a transzparenciát.
- Integrálhatóság: Vállalati környezetben az egyéb rendszerekkel (HR, könyvelés, szerződéskezelés) is összekapcsolható.