A vállalkozásoknál – függetlenül attól, hogy kisebb cégről vagy nagyvállalatról beszélünk – igen gyakran felmerülő kérdés, hogy meddig, hány évig célszerű megőrizni a jó néhány éve lejárt szerződéseket, számlákat, egyéb bizonylatokat. A határidők adónemenként eltérőek lehetnek, de az általános szabály ugyanaz. Íme a legfontosabb tudnivalók.

Az adózással kapcsolatos szerződéseket, számlákat, valamint az adóbevallást alátámasztó nyilvántartásokat  a bevallás benyújtásának évéig plusz öt évig – tehát a gyakorlatban hat évig vagyunk kötelesek megőrizni. Nem szabad elfelejtenünk, hogy az önellenőrzés is bevallás, így a benyújtás éve plusz öt év a megőrzési ideje az önellenőrzési nyilvántartással és az önellenőrzés összes bizonylatával együtt.

Halasztott adó esetén pedig a halasztott adó esedékessége naptári évének utolsó napjától számított 5 évig kell megőriznünk az iratokat, de a gyakorlatban ez 7 évet is jelenthet. A 2013-as évben szerzett jövedelmek után például a személyi jövedelemadó bevallásának határideje egyéni vállalkozó esetén a tárgyévet követő február 15.  (2014-ben február 17. volt, mert 15-e szombatra esett), tehát, a bevallást alátámasztó iratokat a 2014. évi esedékességet követő év 2015) + 5 év = 2020-ig kell megőrizni.

A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. §-ának (1) bekezdése értelmében a gazdálkodó az üzleti évről készített beszámolót, valamint az azt alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, feljegyzést, továbbá a naplófőkönyvet vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább 10 évig köteles megőrizni. A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot – ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is – legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. A számviteli bizonylatoknál az elévülési idő kezdte a beszámoló közzétételétől kezdődik.

Mennyire büntetnek?

Ha az adózó az iratmegőrzési kötelezettségének nem tesz eleget, akkor a bírság kiindulási mértéke az első mulasztási bírság kiszabásakor a maximálisan kiszabható bírság összegének 20-30 százaléka. Ha az adózó továbbra sem teljesíti kötelezettségét, a második bírság a kiszabható bírság összegének 50–75 százalékára emelkedik, a harmadik és a további alkalommal a bírság a maximálisan kiszabható összeg 75–100 százaléka lehet. A bírság kiszabásakor azonban az adóhatóság súlyosbító és enyhítő körülményeket is figyelembe vesz

Hol kell tárolni?

Az adózás rendjéről szóló törvény értelmében a jogszabályban előírt bizonylatot, könyvelést, nyilvántartást – ideértve a gépi adathordozón rögzített adatokat is – úgy kell kiállítanunk, illetve vezetnünk, hogy az ellenőrzésre alkalmas legyen. Az iratokat, ahogy a jogszabály fogalmaz, az ezek vezetésére kötelezett adózó vagy a cég tulajdonosa az adóhatósághoz bejelentett helyen köteles őrizni. Az iratokat a könyvelés, feldolgozás időtartamára tehát továbbíthatjuk más helyre, de az adóhatóság felhívására azokat 3 munkanapon belül be kell tudni mutatnunk.

Jó, ha tudjuk, és egy életre megjegyezzük, az adózónak, vagyis bármely vállalkozásnál a vezetőnek, végelszámolás esetén a végelszámolónak, felszámoláskor a felszámolónak van megőrzési kötelezettsége, melyet a könyvelőre áthárítani nem lehet. A könyvelő 10 éves megőrzési kötelezettsége ugyanis az általa elektronikus úton beküldött beszámolók és a kapcsolódó iratok eredeti, aláírt példányára terjed ki, mert neki adott esetben azt kell bizonyítania, hogy nem változtatott az iratokon a vezetőség által jóváhagyottakhoz képest.

Elektronikusan nem elég

Nincs olyan jogszabály, amely az iratok megsemmisítésével, annak lehetőségével foglalkozna. A papír alapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet tartalmazza a másolat készítésének szabályait. Ugyanakkor sem ez a jogszabály, sem a számviteli törvény, sem más jogszabály nem rendelkezik arról, hogy az elektronikus másolat elkészítését követően az eredeti dokumentum (számviteli bizonylat) megsemmisíthető lenne. Ugyanakkor nem szabad figyelmen kívül hagyni, hogy a biztonságos adatmentésről is gondoskodni kell.

Ennek ellenére a szakértők javasolják az elektronikus másolatok készítését, hiszen így könnyebben tárolható és kereshető az állomány, ami a mindennapi munkavégzésben jelentős hatékonyságnövekedést eredményez. Ha pedig ellenőrzésre kerül sor, elő lehet venni a jól elraktározott eredeti példányokat.