Kell-e és ha igen, mely esetekben szállítólevelet kiállítani? Pótolja-e dokumentum a számlát? Milyen szállítólevelet fogad el az adóhatóság? Szigorú számadású-e a szállítólevél? Vannak-e tartalmi és formai kritériumok? Írásunkban ezekre a kérdésekre adunk választ.

Az év végéhez közeledve érdemes megvizsgálni a könyvelt bizonylatokat formai, tartalmi követelményeiket érintően is, és szükség esetén javítani, vagy javításukat kezdeményezni a kibocsátónál.

A szállítólevél egyike azon dokumentumoknak, amellyel kapcsolatban számos kérdés felmerülhet, főként, hogy gyakran összetévesztik a menetlevéllel és a fuvarlevéllel.

A szállítólevelet az áru feladója/megbízó állítja ki, és általában azért, mert még nem készült számla vagy egyéb bizonylat az áru mozgatásáról. A szállítólevél szerepe tehát az, hogy igazolja az áru mozgatásának jogszerűségét, valamint a szállítást követően az ügylet teljesítését.

Ezzel szemben, a menetlevél kiállításának elsődleges célja az áru szállításának részletes lekövetése, útvonaladatokkal, megállókkal, ezzel biztosítva a szállítás ellenőrizhetőségét. Jelentősége elsősorban a hatósági ellenőrzéseknél, illetve a fuvarozást végző cégen belüli adminisztrációt érintően van.

A fuvarlevél viszont a fuvarozásra mint gazdasági tevékenységre vonatkozó szabályok betartásához szükséges dokumentum, emellett a fuvarozó vállalkozásnak ad információkat az áruról, hogyan kell azt szállítania és kiszolgáltatnia. Lényeges funkciója továbbá az, hogy külön megállapodás hiányában tanúsítja a fuvarozási szerződés létrejöttét is.

Visszatérve a szállítólevére, kiállításának akkor van jelentősége, ha úgy mozgatunk árut „A” pontból „B” pontba, hogy az áruk mozgását semmilyen más típusú bizonylat (például számla) nem igazolja. Ilyen eset lehet, amikor a vállalkozás bizományosi árukészletet ad át a viszonteladónak, vagy ha úgy szállít terméket a partnernek, hogy arról majd csak később készül számla. Viszont, ha az értékesítésről készült számla, akkor a kiszállítást követően már nincs szükség külön szállítólevél kiállítására azonos tartalommal.

Noha a szállítólevél külalakjában hasonlít a számlához, nem vonatkoznak rá a számlázásnál alkalmazott szabályok. A számviteli törvény szerint azon nyomtatványok, melyek értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadásúnak minősülnek.

A fentiekből következően, kerülhet a társaság olyan helyzetbe, amikor a szállítólevelet célszerű szigorú számadású nyomtatványnak minősíteniük.

Ha a szállítólevél csak kísérő okmány, a szigorú számadásúként történő nyilvántartásra nincs szükség: ilyen eset, ha számla mellékleteként a számlázással egyidejűleg adják át a szállítólevelet a vevőnek.

A nyomtatvány nyomdai úton előállított, lapjaiban sorszámozott, szétválaszthatatlanul összefűzött formanyomtatványt jelent. Arra vonatkozóan azonban, hogy az elektronikus formában előállított szállítólevelek közül tartalmilag és formailag mit fogad el az adóhatóság, nincsenek előírások: lényegében a szokásjog érvényesül.

Ugyanakkor, egy áttekinthető, a számviteli törvénynek is „tetsző” szállítólevél minimum az alábbi adatokat tartalmazza:

• bizonylat azonosítószáma (sorszám, bizonylatszám stb.),
• szállítólevél bizonylatot kiállító adatai,
• partner neve, címe (ahová a termékeket szállítani kell),
• szállítólevél kiállításának dátuma,
• megrendelés száma (ha van ilyen),
• számla száma (ha a szállítólevél számla alapján készült),
• szállított termék neve és egyéb adatai (termékkód, cikkszám),
• szállított termék mennyisége és mennyiségi egysége,
• kiállító, átvevő aláírása.

A szállítólevélen ezen kívül szerepeltethető a termékek ára is, de az is előfordul, hogy a szállítólevelet ár feltüntetése nélkül állítják ki, például azért, mert így szeretnék elkerülni, hogy illetéktelen személy – mondjuk az árut szállító jármű vezetője – az ügyletet érintő olyan fontos adatokat megismerjen, mint a felek között alkalmazott árak.

Lényeges, hogy az elektronikus formában kiállított dokumentumot így is tároljuk: az elektronikus aláírást és időbélyegzést követően pdf formátumban, a számviteli törvény által előírt iratmegőrzési időn belül.

Más a helyzet, ha a nyomtatványboltban kapható szigorú számadású szállítóleveleket tartalmazó tömbről beszélünk. Ilyenkor ugyanis vannak tartalmi és formai kritériumok, amelyeket ellenőrizni kell a szállítmány átvételekor.

Ha nem egyeznek meg a szállítmány kísérőokmányán szereplő adatok a megrendelésben foglaltakkal, akkor a szállítmányt a megrendelő nem köteles átvenni. Vissza kell utasítani a lerakodást, ha a társaság nem rendelte meg az adott terméket a szállítótól, vagy ha az okmányokon nem a megrendelő vállalkozás szerepel vevőként.

Szigorú számadású szállítólevelet érintően formai kritériumok:

• a bizonylatokat géppel vagy tintával állították ki, és az adatok a megőrzésig olvashatók lesznek;
• téves bejegyzés esetén a javítás szabályosan történt: számok esetében úgy került áthúzásra a javítandó adat, hogy az eredeti is olvasható; a helyes számot az eredeti fölé írták, feltüntették a javítás dátumát és a javítást végző kézjegyét, és a javítást minden példányon elvégezték.

Tartalmilag az alábbi adatokat tartalmaznia kell a dokumentumnak:

• a szállítócég megnevezése, címe, adószáma,
• a vevőcég megnevezése, címe,
• a teljesítés dátuma,
• a szállított áruk megnevezése, mennyiségi egysége,
• a szállított mennyiség,
• a szállítóvállalat bélyegzőlenyomata,
• a szállító képviselőjének aláírása.

A szállítólevél adatait fontos összevetni a számlán szereplőkkel, például a szállított termékek mennyisége, értéke megegyezik-e a két iraton. A termékdíjköteles áruknál a kereskedelmi csomagolás környezetvédelmi termékdíjának összege is szerepel a szállítólevélen és számlán. Jövedéki termékeknél a jövedéki engedély számának is szerepelnie kell a szállítólevélen vagy számlán.

A „szállítólevél és számla” problémával szembesült az a társaság is, amely garanciális javítás vagy garanciális csere miatt állított ki szállítólevelet, nulla forint értéket feltüntetve. Kell az eseményt – ugyancsak „nullás” – számlával is dokumentálniuk?

Az áfatörvény 159. §-a rendelkezik a számlakibocsátási kötelezettségről. Az itt meghatározott főszabály szerint, az adóalany köteles a termékértékesítésről, szolgáltatásnyújtásról – ha az áfatörvény másként nem rendelkezik – a termék beszerzője, a szolgáltatás igénybevevője részére számla kibocsátásáról gondoskodni. A számla adattartalmát az áfatörvény 169. §-a részletezi.

A számviteli előírások szerint (számviteli törvény 72. §) a vevőnek a szerződésben meghatározott feltételek szerinti teljesítés alapján kiállított, elküldött, a vevő által elismert, elfogadott számlában rögzített ellenértéket kell a teljesítés időszakában az értékesítés nettó árbevételeként elszámolnia.

Sem az áfatörvény, sem a számviteli törvény nem rendelkezik a szállítólevélről.

Viszont a számviteli törvény 165. § (1) bekezdése alapján minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani.

Kérdés tehát, hogy változik-e garanciális javításra, cserére történő átadáskor/átvételkor az átadó/átvevő eszközállománya? A cég tulajdonában biztosan nem következik be változás: nem kerül sor értékesítésre, az eszköz térítés nélküli átadására más gazdálkodó számára.

Csupán az adott eszköz feltalálási helye változik meg, időlegesen. Ennek a dokumentálását szolgálja a szállítólevél, amely a szállított termék (eszköz) eredetét, jellemzőit, esetleg értékadatait, a szállítás célját hitelt érdemlően tanúsítja.

Azaz, ha a termék (az eszköz) tulajdonosa (amelynek a könyveiben szerepel) az eszközt garanciális javításra átadja, akkor szükség van a szállítólevél kiállítására, ami egyrészt kíséri az eszközt a garanciális javítást végzőhöz, másrészt – és ez hasonlóképpen fontos – a szállítólevél alapján

• a garanciális javítást kérő a nyilvántartásaiban rögzíti, hogy az adott eszköz nem az ő telephelyén, üzemében, raktárában van, hanem idegen helyen, a garanciális javítást végzőnél;
• a garanciális javítást végzőnek is rögzítenie kell a nyilvántartásaiban azt, hogy a telephelyén, üzemében lévő eszköz nem az övé, az a garanciális javítást kérőé, az a garanciális javítás időtartamára van csak nála.

Az átvétel megtörténtéről külön dokumentumot (szállítólevelet) nem kell kiállítani, azt a garanciális javítást kérő szállítólevelén kell igazolni.

A vállalkozó nyilvántartásaiban (alapvetően az analitikákban) való kimutatás nem jelenti azt, hogy a garanciális javítást kérőnél, illetve a garanciális javítást végzőnél az eszközök értékében változás következne be.

Az előzőek szerinti szállítólevél kiállításához számlakibocsátás nem kapcsolódhat. Számlát a garanciális javítást végzőnek csak akkor kell kiállítania a javítási költségekről, ha olyan javítást végez, amely nem „fér bele” a garanciális kötelezettségbe.

A garanciális javítást végzőnek is célszerű az eszköznek a garanciális javítást végzőhöz történő visszaszállításakor szállítólevelet kiállítania. E szállítólevél alapján „törlődik” a nyilvántartásokban a garanciális javítást kérő szállítólevele alapján rögzített adat.

Természetesen nem csak a garanciális javításokra történő átadások esetén van szükség a szállítólevélre, de minden olyan termékátadás és -átvétel esetében is, amikor a termék értékesítésére nem kerül sor (mert csak javításra adták át), vagy ha a termék értékesítését nem kíséri azzal egyidejűleg számla, mert azt csak a szállítást és az áru átvételét követően állítják ki.

Kivételt jelent a termékek ingyenes átadása, ha nem az áfatörvény 259. § 3. pontjában körülírt árumintáról van szó. Ha a termék nem minősül árumintának, akkor a szállítólevél már nem elegendő, mert az ilyen termékátadás az áfatörvény 11. § (1) bekezdése szerint ellenérték fejében teljesített termékértékesítés, amelyet számlázni is kell, és a számlán az áfa alapjaként nem nulla értéket, hanem az adott termék piaci értékét kell feltüntetni, ennek alapján kell meghatározni, bevallani és befizetni a fizetendő áfát (feltüntetve azt is a számlán).

[Meg kell még jegyezni, hogy a szállítólevél egyes adatait a saját számlás menetlevélen is fel kell tüntetni, a 261/2011. kormányrendelet 33. §-ában részletezettek szerint.]

Forrás: adózóna