Még mindig ritkán igénylik vissza a másik EU-országban történt tartózkodással kapcsolatos számlák ÁFÁ-ját a hazai cégek, helyette inkább bruttó költséget könyvelnek. A magyar vállalatok többségét elsősorban a vélt adminisztrációs terhek tartják vissza, mivel nincsenek tisztában azzal, hogy a belföldön letelepedett adóalany már több éve a magyar adóhatósághoz egy elektronikusan benyújtott kérelem segítségével, díjmentesen igényelheti vissza ezt az áfát.

Rengeteg cég szembesül azzal, hogy a külföldre utazó, vagy az átmenetileg ott dolgozó munkatárs üzemanyag, lakhatási, szállodai-, vendéglátási-, autóbérlési- vagy konferencia számlája az adott ország ÁFÁ-ját tartalmazza. Bár a gyakorlat helyességét számlánként külön-külön kell megvizsgálni, általánosságban elmondható, hogy az EU ÁFA-direktíva alapján a vendéglátás teljesítési helye az, ahol azt a szolgáltatást ténylegesen nyújtják, szállás esetén az ingatlan helyén, gépkocsi rövid távú bérlése esetén pedig ahol azt ténylegesen a bérlő birtokába adják. Ezért ezekben az esetekben szinte biztosan helyes az adott ország ÁFÁ-jának felszámítása -áfát hívta fel a figyelmet a nemzetközi adótanácsadó és könyvvizsgáló Crowe FST.

„A hazai cégek gyakran a számla bruttó összegét könyvelik el költségként, és nem foglalkoznak annak ÁFA-tartalmával. Egyrészt nem ismerik azt a lehetőséget, hogy ez bizonyos feltételekkel visszaigényelhető, másrészt túl bonyolultnak és drágának vélik a visszaigénylési folyamatot” – mondta el Földes Balázs, a Crowe FST szenior menedzsere. A szakember ugyanakkor kiemelte: a belföldön letelepedett adóalany díjmentesen, a magyar adóhatósághoz, elektronikusan benyújtott kérelmében igényelheti vissza ezt az áfát, a többit a NAV és a külföldi adóhatóság elintézi, vagyis a NAV megkeresi a külföldi adóhatóságot, továbbítja az igénylést, a külföldi adóhatóság azt megvizsgálja, esetleg új információt kér, és végül a visszajáró pénzt kiutalja a magyar cégnek.

A Crowe FST szakembere arra is felhívta a figyelmet, hogy a 2017. évi számlák esetén legkésőbb 2018. szeptember 30-ig lehet ezt a kérelmet benyújtani, a nyomtatványt pedig országonként kell kitölteni, az adott országból származó számlák alapján. „Fontos, hogy a vállalkozások tisztában legyenek azzal, hogy a határidő jogvesztő határidő, vagyis ezt követően már nincs lehetőség visszaigénylésre.” A visszatérítés az Európai Unió országaiból és néhány más európai országból lehetséges, éves kérelem esetén a minimum összeg 50 euró, vagy annak megfelelő összeg.

A tagállamok többségénél meghatalmazott is eljárhat, tehát a belföldi cég megbízhat egy tanácsadó céget, hogy eljárjon helyette. Ez esetben a meghatalmazott nyújtja be a kérelmet a szükséges nyilatkozatokkal, mellékletekkel, válaszol a kinti adóhatóság esetleges további kérdéseire. Az adott ország szabályai alapján előfordulhat, hogy bizonyos összeg felett a számlákat csatolni kell a beadványhoz, illetve a visszaigénylésnél is az adott ország szabályai érvényesítendők; ezek azonosak az adott országban letelepedett cégekre vonatkozó ÁFA-szabályokkal.