A kis létszámú vállalkozásoknál előfordul, hogy vezetőik nem vagy csak ímmel-ámmal végeztetik el a leltározást.

Ezekben a cégekben a leltár csak egy formalitás, pedig jelentős kockázattal jár, ha nincs valós kontroll a vállalkozás vagyona felett.

A számviteli törvény 69. § (1) bekezdésének előírása alapján a könyvek üzleti év végi zárásához, a beszámoló elkészítéséhez, a mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítani és a számviteli törvény előírásai szerint megőrizni, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a vállalkozónak a mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben. Továbbá, a számviteli törvény 169. § (1) bekezdése úgy rendelkezik, hogy a beszámolót alátámasztó leltárt és az ahhoz kapcsolódó bizonylatokat 8 évig kell megőrizni.

Az adott vállalkozás leltárkészítési módszerét az határozza meg, hogy az eszközeiről, illetve azok forrásairól év közben milyen nyilvántartást vezet. A leltárt el lehet készíteni a folyamatosan, naprakészen vezetett nyilvántartások alapján, ennek hiányában az üzleti év fordulónapjára vonatkozó mennyiségi felvétellel végrehajtott leltározás, illetve egyeztetés alapján [számviteli törvény 69. § (3)–(5) bekezdései]:

• Mennyiségi felvétellel történhet a leltározás – legalább háromévenként – azoknál az eszközöknél, amelyekről a vállalkozó folyamatosan, naprakészen vezeti mennyiségi nyilvántartásait (ez folyamatos leltározással is megvalósítható, nem kötelező a mérlegfordulónapi leltározás). A mennyiségi felvétel a vagyonelemek tényleges megszámlálását, megmérését jelenti.
• A csak értékben kimutatott eszközöknél és kötelezettségeknél minden üzleti év mérlegfordulónapjára kötelező a leltározást egyeztetéssel elvégezni. Egyeztetésre akkor kerül sor, ha a leltározás nem valósítható meg mennyiségi felvétellel. Az egyeztetés a főkönyvi számláknak az analitikus nyilvántartásokkal vagy a könyvelés helyességét igazoló okmányokkal való összevetését jelenti. Ilyen okmányok lehetnek például a banki kivonatok, folyószámla-kivonatok, egyeztetőlevelek stb.

A számviteli törvény az alábbi követelményeket támasztja a leltárral szemben:

» a teljesség, vagyis a leltár tartalmazza a vállalkozás valamennyi eszközét és forrását;

» a valódiság, vagyis a leltárnak a valóságot kell tükröznie, azaz: az eszközöknek a leltározás során fellelt, illetve a mérlegfordulónapon meglévő, tényleges mennyiségét és helyesen megállapított értékét;

» a világosság, ami szerint a leltárnak áttekinthetően, leltározási helyenként és ezen belül fajta, típus, méret és minőség szerinti részletezéssel kell tartalmaznia az eszközöket, forrásokat (azaz érthetőnek, áttekinthetőnek kell lennie);

» a tételesség, vagyis a leltárban az előbbi részletezettség mellett kell az egyedi értékelés elvének érvényesülnie;

» nem szabad megfeledkezni a bruttó elszámolás elvéről, arról a követelményről sem, hogy a követelések és a kötelezettségek egymással szemben [a számviteli törvény 15. § (9) bekezdésében szabályozott esetek kivételével] nem számolhatók el;

» az ellenőrizhetőség (ebből a szempontból például a leltárnak elkülönítve kell tartalmaznia azon eszközöket, amelyek nem a vállalkozás székhelyén, telephelyén találhatók, mint például a bérmunkára, javításra, bizományba, tárolásra átadott eszközök, bérbe adott eszközök, úton lévő eszközök).

Az ellenőrizhetőséget szolgálja az is, hogy a mérleget alátámasztó leltárnak az egyértelmű azonosításhoz szükséges jelöléseket (megnevezés, méret, minőség, cikkszám, nyilvántartási szám, teljes értékű vagy csökkentett értékű stb.) is tartalmaznia kell. Ez azt is jelenti, hogy a leltárnak elkülönítve kell tartalmaznia azon eszközöket, melyek valamilyen ok miatt nem teljes értékűek: e körbe tartoznak például a megrongálódott, a szabványoknak meg nem felelő vagy a tevékenység változása miatt feleslegessé vált eszközök.

Ha belegondolnak, a számvitelben járatlan vállalkozók is azonnal átlátják, mennyire nem mindegy – például – egy előző évben beszerzett és így a könyvekben majdnem teljes bekerülési értékén szereplő, adott esetben százmilliós tételt is képviselő gépsor esetében, ha év végén a gyárcsarnokban keletkező tűz miatt használhatatlanná vált. Ha a leltározás elmismásolása miatt nem történik meg a terven felüli értékcsökkenés elszámolása, a selejtezés, akkor ez a vagyonelem a már nem létező értékében jelenik meg a mérlegben. Ennek fordítottja is előfordulhat: volt már rá példa a gyakorlatban, hogy a lezárásra váró évben vásárolt lakást „elfelejtették” felvenni a főkönyvbe, így a mérlegből is kimaradt, ideértve az eredménykimutatásból hiányzó értékcsökkenési leírását is.

A vállalkozásnál tárolt „idegen” eszközök célszerűen elkülönítetten szerepelnek a leltárban, de ez esetben csak az eszközök mennyiségét rögzíti a dokumentum: például a bérmunkára, javításra, bizományba, tárolásra átvett eszközök, bérbe vett eszközök esetében.

A kettős könyvvitelt vezető gazdálkodó a kezelésében, a használatában, illetve a tulajdonában lévő eszközökről és azok forrásairól, továbbá a gazdasági műveletekről olyan könyvviteli nyilvántartást köteles vezetni, amely az eszközökben (aktívákban) és a forrásokban (passzívákban) bekövetkezett változásokat a valóságnak megfelelően, folyamatosan, zárt rendszerben, áttekinthetően mutatja (számviteli törvény 159. §).

A számviteli törvénynek az előzőekben már hivatkozott 165. § (1) bekezdése előírja, hogy minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani (készíteni). Ugyanakkor a számviteli törvény azt is előírja, hogy a gazdasági műveletek, események folyamatát tükröző összes szabályszerűen kiállított bizonylat adatait rögzíteni kell a könyvviteli nyilvántartásokban.

A készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített adattartalmú számlát és a nyugtát), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni [számviteli törvény 168. § (1) bekezdése].

A szigorú számadási kötelezettség – a szabályozás célját gyakorlati szempontokra lefordítva – azt jelenti, hogy az e körbe tartozó bizonylatok felhasználóit el kell számoltatni. Ez viszont csak több bizonylat esetében értelmezhető, vagyis, ha valamely gazdasági eseményről csak egyetlen bizonylatot állítanak ki mint a leltár vagy az útnyilvántartás, akkor nem indokolt a szigorú számadási kötelezettség.

A december 31-i készletekről készült leltárnak tételesen kell tartalmaznia a fellelt, még fel nem használt, még nem értékesített készleteket készlet fajtánkként, egyedi megnevezésükkel, mennyiségi és értékadatokkal stb.

A készletek felvételéhez, majd a leltár elkészítéséhez a leltározást végzők részére leltárfelvételi jegyeket (leltárbizonylatokat) adnak át, amiket viszont szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni. Ezekkel a leltárbizonylatokkal kell alátámasztani a leltározás teljeskörűségét, és e leltárbizonylatok alapján kell könyvelni a mérlegfordulónapi leltározáskor megállapított készletek készletre vételét és elkészíteni a készletek leltárát (egyezően a könyveléssel).

A gyártó, illetve nagykereskedelmi vállalkozások tulajdonosainak számolniuk kell annak lehetőségével is, hogy a valós készlethiány a leltározási rendszer gyenge pontjain keresztül válik láthatatlanná. Erről és a leltározás folyamatában rejlő hiányosságok miatt a vállalkozás vagyoni helyzetét torzítva bemutató beszámolókról következő írásunkban lesz szó.

Forrás: Adózóna