Újabb fontos mérföldkőhöz érkezhet a számlázás digitalizációja. Nemcsak az elektronikus számla meghatározása szigorodhat, de az EU-n belüli tranzakcióknál már nem lesz szükséges, hogy a befogadó beleegyezzen az elektronikus számlázásba. 2024. január 1-jéig így minden cégnek érdemes felkészülnie az e-számlák befogadására és feldolgozására. Mutatjuk, mire érdemes figyelni. 

Magyarországon 2021. január 4-étől kötelező a NAV Online Számla rendszerben való adatszolgáltatás, azaz a számlázóprogramban kiállított kimenő számlák adatainak lejelentése az adóhatóság felé. Az Európai Bizottság 2022. december 8-án előterjesztett jogalkotási csomagja, a ViDA (VAT in the Digital Age, áfaszabályok a digitális korban) szerint azonban 2024. január 1-jétől a bejövő számlákra vonatkozóan is komoly szabályozási változások jönnek.

Az EU célja, hogy a tagállamokban és a tagállamok között megvalósuljon az elektronikus számlázás, ezért három területen is szabályozni kívánja a számlázásra vonatkozó elvárásokat. Egyrészt az említett csomag szerint a jövő év elejétől módosulhat, hogy mi minősül elektronikus számlának – onnantól csak az olyan számla, amely lehetővé teszi az automatikus és elektronikus feldolgozást – vagyis strukturált elektronikus formában állítottak ki, továbbítottak és fogadtak be. Az elektronikus számlán elhelyezett digitális aláírás, valamint a hozzá kapcsolódó hash kód maradéktalanul biztosítja azt, hogy a számlán szereplő adatokat a későbbiekben se lehessen módosítani.

A másik fontos, szintén januártól várhatóan életbe lépő változás, hogy megszűnhet az a feltétel, hogy csak abban az esetben lehet elektronikus számlát alkalmazni, ha a vevő az ellen nem tiltakozik. Vagyis a számlák kibocsátói szabadon használhatják az e-számlázást a vevő belegyezése nem kell ehhez. A vállalkozásoknak ezért kivétel nélkül fel kell készülniük az elektronikus számlák befogadására, feldolgozására és tárolására. Egyelőre csak a befogadásra, de a tervezet szerint a későbbiekben, várhatóan 2028-től kezdődően már minden cég számára kötelezővé válik az e-számlázás az EU-n belüli tranzakciókra.

Nemcsak a kiállító, a befogadó is nyer az e-számlázással

Egyelőre nincs uniós szinten egységes formátum, ezért országonként eltérő lehet az elektronikus számladokumentumok tartalma és formája. Különösen fontos ezért, hogy akiknél most van folyamatban a számlafeldolgozó program kiválasztása, azok olyan rendszert válasszanak, amelyik a hazai mellett a nemzetközi számlák befogadására is alkalmas, sőt, a teljes pénzügyi folyamatot támogatni tudja.

A SzámlaRobot például az elektronikus szállítói számlák fej- és soradatainak feldolgozása mellett olyan egyedi azonosítókat is be tud olvasni, mint a járművek rendszáma, az eltérő fogyasztási helyek, a megrendelőszám vagy a telefonszám. A sok adat beolvasása persze önmagában még nem elég, azok megfelelő értelmezése és a felhasználása a lényeg. A számláról beolvasott adatok és a gazdálkodási rendszer törzsadatainak párosításával a számlafeldolgozó programban elvégezhető a kontírozás, ezzel akár egy több száz soros telefon- vagy közüzemi számla feldolgozása percek alatt megtörténhet és átadható a könyvelési programnak, illetve  utalási csomagot lehet összeállítani.

Szintén fontos, hogy a számlafeldolgozó programmal a cég a digitális archiválás szabályairól szóló 1/2018. (VI. 29.) ITM rendeletnek is eleget tud tenni, hiszen az az előírt 8 évig tárolja a szükséges dokumentumokat, s így még egy utólagos ellenőrzéskor is pillanatok alatt előkereshető minden. Az e-számlázás tehát a vállalkozások számára is számos haszonnal jár az adminisztratív terhek csökkentése terén, nemcsak a számla kiállítását teszi gyorsabbá és egyszerűbbé, hanem a költségbefogadó életét is nagyban megkönnyíti.

Forrás: MKVK