A visszaélés bejelentési rendszer alkalmazásáról

A visszaélés-bejelentési csatorna létrehozásának kötelezettségét kimondó EU direktíva a Magyarországon működő 50 vagy annál több alkalmazottat foglalkoztató vállalatokat érinti. Az irányelvnek való jogszabályi megfelelés határideje 2021. december.

Mi is a visszaélés-bejelentés?

Magyarországon a panaszok, közérdekű bejelentések, illetve a visszaélések bejelentését jelenleg a panaszokról és a közérdekű bejelentésekről szóló 2013. évi CLXV. törvény (továbbiakban: panasztörvény) szabályozza az állami- és közszféra jogalanyaira vonatkozóan, melynek deklarált célja az állami szervek működésébe vetett közbizalom növelése, a panaszok és a közérdekű bejelentések jelentőségének elismerése az állam működésének jobbá tétele érdekében, tekintettel Magyarország korrupció elleni fellépésével összefüggésben vállalt nemzetközi kötelezettségeire és a nemzetközi szervezetek által megfogalmazott ajánlásokra.

A 2010-es évek botrányai világítottak rá az anonim visszaélés-bejelentési rendszer létjogosultságára, ami életre hívta a bejelentő védelmi jogszabályt. A visszaélés-bejelentési rendszert az EU 2019/1937 sz. Irányelve írja elő, melynek rendelkezéseit, a nemzetállamoknak 2021. december 17-ig implementálniuk kell a saját joggyakorlatukba.

Mely szervezeteknek kell működtetniük visszaélés bejelentési rendszert?

Minden 50 fő feletti munkavállalót foglalkoztató vállalkozásnak, közszférában működő szervezetnek kötelező lesz visszaélés bejelentési rendszert kialakítania és működtetnie.

Mire terjednek ki a visszaélés-bejelentések?

Számos területre, mint például:

• közbeszerzésre,
• pénzügyi szolgáltatásokra, termékekre és piacokra, pénzmosás és terrorizmus megelőzésére,
• termékbiztonságra és termékmegfelelőségre,
• közlekedésbiztonságra,
• környezetvédelemre,
• sugárvédelemre, nukleáris biztonságra,
• élelmiszer- és takarmánybiztonságra, állategészségügyre, állatjólétre,
• közegészségügyre,
• fogyasztóvédelemre,
• magánélet- és személyes adatok védelmére, hálózati és információs rendszerek biztonságára,
• EUMSZ 325. cikkében említett jogsértésekre (csalás, Unió pénzügyi érdekeit érintő jogsértések),
• EUMSZ 26. cikkének (2) bekezdésében említett belső piaccal kapcsolatos jogsértésekre (például a versenyre és az állami támogatásokra vonatkozó uniós szabályok megsértésére), társasági adóra vonatkozó szabályok megsértésére, illetve társasági adóra vonatkozó, alkalmazandó jogszabályok tárgyát vagy célját meghiúsító adóelőnyök szerzésére.

Győzzön meg! Ugyan mi hasznom lenne a visszaélés-bejelentési rendszer (etikai forródrót) kialakításából és működtetéséből?

Etikai forródrót kialakítása számos anyagi előnnyel jár szervezetének, nézzünk néhány példát:

1. Előbb láttuk, hogy minden 50 fő munkavállaló feletti szervezetnél kötelező lesz a panaszbejelentési rendszer kialakítása és működtetése.
2. Nemzetközi kutatási eredmények bizonyítják, hogy a vállalkozások éves árbevételük mintegy 5%-át veszítik el évente különböző foglalkozás körében elkövetett csalások következtében és mára a visszaélés bejelentési rendszer vált a szervezetek által feltárt csalások leghatékonyabb eszközévé, a felmérések alapján azok mintegy 43%-a forródróton bejelentett ún. tippeken válik ismertté és az alkalmazottak alkotják a bejelentések mintegy felét*. Gondoljon bele, egy 1 mrd Ft forgalmú cégnél átlagosan akár évente 50 millió forint értékű erőforrás (pénz, eszköz) is elveszhet munkahelyi csalások következtében.
3. A George Washington Egyetem által a „Belső visszaélés-bejelentési rendszerek hatékonyságán és használatán alapuló bizonyítékok” címmel írt tanulmányának** (mely több, mint 5000 szervezetre kiterjedő vizsgálat volt) kutatási eredményei szerint: azon szervezetek, amelyek intenzíven használnak etikai forródrótot, azoknál eszközarányos nyereség (ún. ROA mutató, amely az adózott eredmény / átlagos eszközállomány képlettel számítható ki) 2,7%-kal magasabb, mint amelyek nem vagy csekély mértékben használnak panaszbejelentést. A kutatás ugyanakkor további előnyöket is kimutatott a visszaélés-bejelentési rendszerek kiépítése esetén, mint például az alábbiak:
4. Etikai forródrótot működtető cégeknél egymást követő 3 évben 6,9%-kal kevesebb volt a perek száma. Ennek az az oka, hogy az etikai forródrót segítségével a cégeknek sikerül megoldani a vitatott kérdéseket, mielőtt bekövetkezne a peres eljárás.
5. Visszaélés-bejelentési rendszert működtető cégeknél kevesebb hatósági ellenőrzésekre lehetett számítani.

Egyértelműen megállapítható tehát, hogy mind a köz-, mind pedig a magánszféra szervezeteinek elemi érdeke a csalások megelőzése, mivel egyrészt ezáltal jelentős erőforrások megtakarítására nyílik lehetőség (viszonylag kis összegű ráfordítással milliók, akár tízmilliók takaríthatók meg cégénél), másrészt ezen szervezetek működése átláthatóbbá és hatékonyabbá válik, elkerülhető a negatív médiavisszhang és számos egyéb, nem kívánt esemény sem következik be a szervezetnél, de a fentieken túl az újgenerációs munkavállalók megtartásában fontos szerepet játszik az átláthatóság és a transzparencia. A fentiekben felsorolt előnyök miatt az etikai forródrót kiépítése az 50 fő alatti cégeknek is elemi érdeke lehet.

Mik az anonim bejelentések előnyei?

A visszaélés-bejelentési irányelv az azonosíthatatlan, vagy más néven anonim bejelentések kezelését is megengedi. Az anonim bejelentéseknek ugyanakkor megvan a létjogosultsága, hiszen számos bejelentő abban az esetben is fél a visszaélés (panasz, közérdekű) bejelentés megtételétől, ha, mint bejelentőt, a jogszabály védelemben részesíti és a személyes adatainak kezelését, továbbítását csak megfelelő korlátok közé helyezi.

Egy másik oldalról megközelítve, a munkáltatóknak jól felfogott gazdasági érdekük akár egy anonim módon tett bejelentést is kivizsgálniuk.

Egy harmadik, talán kevésbé előtérbe kerülő szempontból pedig kijelenthető, hogy egy anonim bejelentő tekintetében nem keletkezik a beazonosíthatóságát lehetővé adat, így az ő vonatkozásban nem kell a személyes adatok kezelésére, védelmére vonatkozó hazai és uniós szabályokat alkalmazni szemben az azonosítható bejelentő esetével, amely esetben a keletkező személyes adatok kezelését a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat alapján megállapított és megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel kell biztosítani. Természetesen egy adott anonim bejelentés konkrét tartalma már a személyes adat körébe tartozó lehet, de összességében az anonim bejelentések egyszerűbben kezelhetők.

Hogy tudok anonim bejelentési rendszert kialakítani, működtetni?

Amennyiben valamely belső/külső bejelentési csatornán a bejelentő lehetőséget kapna a visszaélések anonim bejelentésére, úgy a bejelentések számossága is jelentősen emelkedne, hiszen a bejelentő számára az anonimitás kellő védelmet ad. Egy e-mail cím vagy más weben elérhető platformok nyilvánvalóan nem lehetnek alkalmasak a bejelentések valóban anonim módon történő megtételére és a bejelentők jogszabályi előírásból fakadó, kötelező tájékoztatására, ugyanakkor már léteznek olyan online alkalmazások, szoftveres megoldások, amelyek nyílt, az interneten bárki által elérhető linken keresztül kellő biztonsággal és hatékonysággal garantálják az azonosíthatatlan bejelentők védelmét a szervezet számára és teszik lehetővé a bejelentők tájékoztatását is, legyen szó akár állami szervről vagy magánszférában szereplő cégről.

Mobiltelefonokról, számítógépekről és egyéb infokommunikációs eszközökről elérhető – a vonatkozó EU Irányelv rendelkezéseivel összhangban működő – szoftver már magyar nyelven is rendelkezésre áll.

Bővebb információ a www.etikaiforrodrot.hu weboldalon található.

Ne várjon, érdemes idejében felkészülni!

Első lépésben a 250 főt elérő szervezeteknél lesz kötelező a visszaélés-bejelentési rendszerek alkalmazása, mégpedig 2021. december 17-től.

A visszaélés-bejelentésről szóló EU Irányelv 26. cikkének (2) bekezdése alapján a legalább 50, de legfeljebb 249 munkavállalót foglalkoztató, magánszektorban működő jogalanyok tekintetében a tagállamok 2023. december 17-ig hatályba léptetik azokat a törvényi, rendeleti és közigazgatási rendelkezéseket, amelyek szükségesek ahhoz, hogy megfeleljenek a belső bejelentési csatornák létrehozására vonatkozó kötelezettségeknek.

A visszaélés bejelentési rendszer kiépítését ugyanakkor idejében szükséges elkezdeni. Át kell vizsgálni a cég/szervezet belső ellenőrzési rendszerét, ki kell alakítani a megfelelő csalásmegelőzési, visszaélés-bejelentési politikákat, el kell dönteni, hogy belső etikai forródrót csapatot építünk-e ki vagy a panaszok kivizsgálását külső megbízott cégre bízzuk, ki kell építenünk a szervezetünkre jellemző belső és külső bejelentési csatornákat, a munkavállalóinkat megfelelő oktatásban kell részesítenünk, az egyéb partnereinket (vevők, szállítók stb.) is tájékoztatnunk kell az általunk kiépített bejelentési csatornáról, meg kell teremtenünk a bejelentők jogi védelmét, összhangba kell hozzunk a visszaélés-bejelentési rendszerünket a személyes adatok védelmére (GDPR) vonatkozó jogszabályokkal, stb. Mindez jelentős felkészülési időt vesz igénybe.

Forrás: VMKIK