A számviteli törvény (Szt.) 69. paragrafusának (1) bekezdése úgy rendelkezik, hogy a könyvek üzleti év végi zárásához, a beszámoló elkészítéséhez, a mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítani és a számviteli törvény előírásai szerint – 8 évig – megőrizni, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a vállalkozónak a mérlegforduló napján meglévő eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben. Ebből a szempontból (sem) mindegy, hogy a cég vezet-e az eszközeiről év közben folyamatos mennyiségi nyilvántartást vagy sem.

Abban az esetben, ha a gazdálkodó a számviteli alapelveknek megfelelő folyamatos mennyiségi nyilvántartást vezet, a leltárba bekerülő adatok valódiságáról – a leltár összeállítását megelőzően – leltározással köteles meggyőződni, és azt

– az eszközök és a források leltárkészítési és leltározási szabályzatában meghatározott időszakonként, de legalább háromévente

– mennyiségi felvétellel, illetve

– minden üzleti év mérlegforduló napjára vonatkozóan a csak értékben kimutatott eszközöknél és kötelezettségeknél, valamint az idegen helyen tárolt – letétbe helyezett, portfoliókezelésben, vagyonkezelésben lévő értékpapíroknál és egyéb, a pénzeszközök közé nem tartozó – eszközöknél, továbbá a dematerializált értékpapíroknál egyeztetéssel kell elvégeznie.

Ha a vállalkozó a számviteli alapelveknek megfelelő mennyiségi nyilvántartást nem vezet, vagy e nyilvántartást nem folyamatosan vezeti, akkor

– a leltárba bekerülő adatok valódiságáról – a leltár összeállítását megelőzően – leltározással köteles meggyőződni, és

– az üzleti év mérlegforduló napjára vonatkozó leltározást mennyiségi felvétellel, illetve

– a csak értékben kimutatott eszközöknél és kötelezettségeknél, valamint az idegen helyen tárolt – letétbe helyezett, portfoliókezelésben, vagyonkezelésben lévő értékpapíroknál és egyéb, a pénzeszközök közé nem tartozó – eszközöknél, továbbá a dematerializált értékpapíroknál egyeztetéssel kell elvégezni.

Akkor pedig, ha a vállalkozó csak értékben tartja nyilván az árukészleteit, az üzleti év mérlegforduló napját megelőző negyedévben vagy az azt követő negyedévben is ellenőrizheti mennyiségi felvétellel e nyilvántartása mérlegforduló napjára vonatkozó adatainak helyességét. Ebben az esetben is az üzleti év mérlegforduló napjára vonatkozóan kell elszámolni a mennyiségi felvétel alapján szükségessé váló módosításokat.

Azonban e szabályt nem alkalmazhatja a vállalkozó, ha az árukészleteiről sem mennyiségi, sem értékbeli nyilvántartást nem vezet! Akadhatnak egy vállalkozás eszközei között olyanok, amelyeknek leltározása nem hétköznapi feladat.